合同簽發(fā)權(quán)責(zé)如何劃分

【實(shí)務(wù)探討】

合同簽發(fā)權(quán)責(zé)如何劃分

◆ 黃小潔

通過招標(biāo)方式采購的項(xiàng)目合同，究竟應(yīng)該由誰來簽發(fā)目前，筆者單位普遍存在兩種簽發(fā)模式：一是分管采購的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，二是分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。通常，這種合同簽發(fā)方式會(huì)在采購管理辦法中明確約定。政府采購相關(guān)法律法規(guī)未直接規(guī)定合同必須由具體職位人員簽發(fā)，具體簽發(fā)人由單位內(nèi)部管理制度授權(quán)確定。

然而，合同簽發(fā)環(huán)節(jié)還存在諸多風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，主要集中在權(quán)責(zé)劃分不清和內(nèi)部控制失效兩個(gè)方面：一是簽發(fā)權(quán)限不明導(dǎo)致的管理風(fēng)險(xiǎn)。如越權(quán)簽發(fā)，不具備相應(yīng)權(quán)限的人員簽發(fā)合同，導(dǎo)致合同無效或存在法律風(fēng)險(xiǎn)。再如權(quán)責(zé)劃分不清晰，導(dǎo)致責(zé)任主體不明，出現(xiàn)問題時(shí)相互推諉，影響采購效率。另外，合同簽發(fā)權(quán)集中在少數(shù)人手中，缺乏有效監(jiān)督，容易導(dǎo)致權(quán)力尋租，出現(xiàn)利益輸送等腐敗行為。二是合同簽發(fā)與審批不分離的風(fēng)險(xiǎn)。如簽發(fā)人同時(shí)也是用戶部門負(fù)責(zé)人，出現(xiàn)自批自用的現(xiàn)象，容易導(dǎo)致采購需求不合理、質(zhì)量把控不嚴(yán)等問題。

針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)，筆者提出以下幾點(diǎn)優(yōu)化建議。

——建立基于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的簽發(fā)權(quán)限清單。針對(duì)不同類型、金額的采購項(xiàng)目，進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，科學(xué)確定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，設(shè)置與之相匹配的簽發(fā)權(quán)限，確保風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)越高的項(xiàng)目，簽發(fā)權(quán)限越高，審批流程也越嚴(yán)格，從而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)與權(quán)限有效對(duì)應(yīng)。此外，還應(yīng)建立動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果和簽發(fā)權(quán)限清單進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，以適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化，確保其有效性和適應(yīng)性。

——強(qiáng)化內(nèi)部控制流程，實(shí)現(xiàn)相互制衡。要嚴(yán)格實(shí)行合同簽發(fā)與經(jīng)費(fèi)審批分離制度，確保不同的人員負(fù)責(zé)不同的環(huán)節(jié)，形成相互制約關(guān)系。同時(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)，定期對(duì)合同簽發(fā)情況進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性和有效性。

——推行合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。一方面，要制定標(biāo)準(zhǔn)化合同文本，明確合同的各項(xiàng)條款，減少合同風(fēng)險(xiǎn)，提高合同的規(guī)范性。另一方面，要建立電子合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同在線審批、自動(dòng)流轉(zhuǎn)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能，提高工作效率，降低管理成本，并有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)。

——加強(qiáng)信息公開，接受社會(huì)監(jiān)督。建議將合同簽發(fā)流程在網(wǎng)站公開，并按照規(guī)定公開采購項(xiàng)目的相關(guān)信息，包括采購預(yù)算、采購結(jié)果、合同文本等，提高采購活動(dòng)的透明度，接受社會(huì)各界的監(jiān)督。

（作者單位：浙江工商大學(xué)杭州商學(xué)院）