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合同簽發(fā)權(quán)責(zé)如何劃分

浙江杭州 全部類型 2025年07月10日
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合同簽發(fā)權(quán)責(zé)如何劃分
**** 19:54:42

【實(shí)務(wù)探討】

合同簽發(fā)權(quán)責(zé)如何劃分

◆ 黃小潔

通過招標(biāo)方式采購的項(xiàng)目合同,究竟應(yīng)該由誰來簽發(fā)目前,筆者單位普遍存在兩種簽發(fā)模式:一是分管采購的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),二是分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。通常,這種合同簽發(fā)方式會(huì)在采購管理辦法中明確約定。政府采購相關(guān)法律法規(guī)未直接規(guī)定合同必須由具體職位人員簽發(fā),具體簽發(fā)人由單位內(nèi)部管理制度授權(quán)確定。

然而,合同簽發(fā)環(huán)節(jié)還存在諸多風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),主要集中在權(quán)責(zé)劃分不清和內(nèi)部控制失效兩個(gè)方面:一是簽發(fā)權(quán)限不明導(dǎo)致的管理風(fēng)險(xiǎn)。如越權(quán)簽發(fā),不具備相應(yīng)權(quán)限的人員簽發(fā)合同,導(dǎo)致合同無效或存在法律風(fēng)險(xiǎn)。再如權(quán)責(zé)劃分不清晰,導(dǎo)致責(zé)任主體不明,出現(xiàn)問題時(shí)相互推諉,影響采購效率。另外,合同簽發(fā)權(quán)集中在少數(shù)人手中,缺乏有效監(jiān)督,容易導(dǎo)致權(quán)力尋租,出現(xiàn)利益輸送等腐敗行為。二是合同簽發(fā)與審批不分離的風(fēng)險(xiǎn)。如簽發(fā)人同時(shí)也是用戶部門負(fù)責(zé)人,出現(xiàn)自批自用的現(xiàn)象,容易導(dǎo)致采購需求不合理、質(zhì)量把控不嚴(yán)等問題。

針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn),筆者提出以下幾點(diǎn)優(yōu)化建議。

——建立基于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的簽發(fā)權(quán)限清單。針對(duì)不同類型、金額的采購項(xiàng)目,進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,科學(xué)確定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),設(shè)置與之相匹配的簽發(fā)權(quán)限,確保風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)越高的項(xiàng)目,簽發(fā)權(quán)限越高,審批流程也越嚴(yán)格,從而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)與權(quán)限有效對(duì)應(yīng)。此外,還應(yīng)建立動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制,定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果和簽發(fā)權(quán)限清單進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整,以適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化,確保其有效性和適應(yīng)性。

——強(qiáng)化內(nèi)部控制流程,實(shí)現(xiàn)相互制衡。要嚴(yán)格實(shí)行合同簽發(fā)與經(jīng)費(fèi)審批分離制度,確保不同的人員負(fù)責(zé)不同的環(huán)節(jié),形成相互制約關(guān)系。同時(shí),加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì),定期對(duì)合同簽發(fā)情況進(jìn)行審計(jì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題,確保采購活動(dòng)的合規(guī)性和有效性。

——推行合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。一方面,要制定標(biāo)準(zhǔn)化合同文本,明確合同的各項(xiàng)條款,減少合同風(fēng)險(xiǎn),提高合同的規(guī)范性。另一方面,要建立電子合同管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)合同在線審批、自動(dòng)流轉(zhuǎn)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能,提高工作效率,降低管理成本,并有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)。

——加強(qiáng)信息公開,接受社會(huì)監(jiān)督。建議將合同簽發(fā)流程在網(wǎng)站公開,并按照規(guī)定公開采購項(xiàng)目的相關(guān)信息,包括采購預(yù)算、采購結(jié)果、合同文本等,提高采購活動(dòng)的透明度,接受社會(huì)各界的監(jiān)督。

(作者單位:浙江工商大學(xué)杭州商學(xué)院)

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